庆典活动要取得成功并收到预期效果, 必须对庆典活动进行认真的策划和严密的组织。以下环节是需要加以重视的:
制定庆典活动方案。每一个庆典活动, 必须制定一个活动方案, 包括典礼的名称、规格规模、邀请范围、时间地点、典礼形式、基本程序、主持人、筹备工作、经费安排等。庆典活动要执行国家有关规定,重大庆典活动一般要报上一级机关审批, 如县一级举办重大庆典活动, 要报市委、市政府审批并报省委、省府办公厅备案。其他庆典活动要经有关领导审批。
确定参加活动的对象。庆典活动要邀请有关领导、知名人士、行业及社区公众代表、新闻记者参加。应邀人员一般是各界代表、与活动主题相关的有关人士。一旦确定人员, 应当及早发出邀请, 并准确掌握来宾的情况。
安排庆典活动程序。合理安排庆典程序, 一般包括: 重要来宾留言、题字; 主持人宣布活动开始;奏或奏乐, 介绍重要来宾; 领导人致词和来宾代表讲话; 剪彩、参观活动等。有时还安排座谈、宴请、文艺节目等活动。
现场布置和物质准备。庆典现场的布置, 根据庆典内容确定。一般包括音响、音像设备, 会场、舞台或现场的横幅、标语、彩旗、鲜花、气球等设置。需要剪彩的, 还要准备缎带、剪刀、手套、托盘。
安排接待工作。要有专门的礼宾接待人员。重要来宾的接待, 要由有关负责人亲自完成。要安排专门的接待室, 以便正式开始前让来宾休息、交谈。要有专人引导入场、签到、留言、剪彩等。后勤保障和保卫工作。要做好庆典活动的后勤保障工作, 包括茶水供应, 纪念品发放, 现场秩序维护和保卫工作。