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    文书档案案卷格式

            2021-06-28 04:16:19        4675次浏览

    1、适用范围

    本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。

    2、案卷卷皮格式

    文书档案案卷卷皮分两种,一种是硬卷皮,一种是软卷皮。

    2.1 硬卷皮格式

    2.1.1 硬卷皮外形尺寸

    封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm(长×宽)。

    封底尺寸同封面尺寸。

    封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。

    卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。

    用于成卷装订的卷皮,上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。

    本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。

    2.1.2 案卷封面项目

    封面项目包括:全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归

    档号。各项目具体位置、尺寸。

    2.1.3 封面项目的填写方法

    2.1.3.1 全宗名称:

    全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”;“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”;“河北省人民政府人事局”“简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。

    2.1.3.2 类目名称:

    类目名称指全宗内分类方案的级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类,并应保持分类体系的稳定性。

    2.1.3.3 案卷题名:

    案卷题名即案卷标题,一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简炼、明确。

    2.1.3.4 时间:卷内文件所属的起止年月。

    2.1.3.5 保管期限:立卷时划定的案卷保管期限,一般由立卷人填写。

    2.1.3.6 件、页数:装订的案卷要填写总页数,不装订的案卷要填写本卷的总件数。

    2.1.3.7 归档号:填写文书处理号,由立卷人填写。

    2.1.3.8 档号的编制:

    封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。

    全宗号:档案馆指定给立档单位的编号。

    目录号:全宗内案卷所属目录的编号,在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号

    案卷号:目录内案卷的顺序编号,在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。

    2.1.4 卷脊项目包括:全宗号、目录号、年度、案卷号,其排列格式尺寸。

    2.2 软卷皮格式

    使用软卷皮装订的案卷,必须装入卷盒内保存。

    2.2.1 软卷皮外形尺寸:

    软卷皮设封皮和封底,其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm×210mm(供A4型纸用)或260mm×185mm(供16开型纸用)的规格。

    2.2.2 软卷皮封面项目:

    软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置。

    2.2.3 软卷皮封二项目:

    软卷皮封二印制项目包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、心寸。

    软卷皮封二项目的填写方法同3.4卷内文件目录填写方法。

    2.2.4 软卷皮封三印制项目包括:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间,其尺寸位置软卷皮封三项目的填写方法同4.3卷内备考表填写方法。

    2.3 卷盒格式

    2.3.1 卷盒外形尺寸采用300mm×220mm(长×宽),其高度可根据需要分别设置30、40或50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带,使盒盖能紧扣住卷盒。

    2.3.2 卷盒封面和卷脊格式

    卷盒封面为空白面。

    卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。

    2.4 填写要求

    填写案卷封面及卷脊时一律要求用毛笔或钢笔,字迹要求工整。

    3、卷内文件目录格式

    3.1 目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型(即长×宽为260mm×185mm)或国际标准A4型(即长×宽为297mm×210mm)。

    3.2 页边与文字区尺寸

    卷内目录用纸上白边(天头)宽20±0.5mm

    卷内目录用纸下白边(地脚)宽15±0.5mm

    卷内目录用纸左白边(订口)宽25±0.5mm

    卷内目录用纸右白边(翻口)宽15±0.5mm

    3.3 卷内文件目录项目包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸。

    3.4 卷内文件目录填写方法

    3.4.1 顺序号:以卷内文件排列先后顺次填写的序号,亦即件号。

    3.4.2 文号:文件制发机关的发文字号。

    3.4.3 责任者:对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人,亦即文件的署名者。

    3.4.4 题名:即文件的标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,

    可自拟标题,外加“〔〕”号。

    3.4.5日期:文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月的数字右下角加“·”号。

    3.4.6 页号:卷内文件所在之页的编号。

    3.4.7 单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页的右上角,其格式与尺寸是:全宗号目录号案卷号件号4×15mm

    3.4.8 备注:留待对卷内文件变化时作说明之用。

    4、卷内备考表格式

    4.1 卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸均同卷内目录。

    4.2 卷内备考表项目包括:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸.

    4.3.1 本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。

    4.3.2 立卷人:由责任立卷者签名。

    4.3.3 检查人:由案卷质量审核者签名。

    4.3.4 立卷时间:填写完成的立卷日期。

    5、案卷各部分的排列格式

    5.1 使用硬卷皮组卷,无论装订与否,其案卷各部分的排列格式均是:案卷封面——卷内文件目录——文件——备考表——封底。

    5.2 使用软卷皮组卷,其案卷各部分按下列格式排列:软卷封面(含卷内文件目录)——文件——封底(含备考表),以案卷号排列次序装入盒保存。

    6、文书档案案卷格式监制

    6.1 文书档案案卷的硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷内文件目录、备考表的监制权属于各级档案局。

    6.2 在卷皮封底的下部应印上“由××档案局监制”的字样。

    公司主要生产:档案盒无酸纸档案盒

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