整套的POS机除了硬件之外还需要一套收款用的软件。软件包括录入、销售、统计、打印、钱箱控制等功能，其实就是一个特定用途的小型数据库应用软件。
POS分品牌POS和DIYPOS。DIYPOS相对来讲价格会低许多，因为采用的外设不同价格也相对有浮动，近的POS价格在3000~3500，DIYPOS与电脑是有所不同的，不同的机箱、不同的显示器等，但电脑是能实现POS功能的，将电脑连接POS外设，即可实现POS功能，只不过是样式难看些。
pos机的付款方式分为现金、支票和信用卡等多种支付方式，供顾客选择。
①现金支付
顾客的交款额与购物款相等可以直接按下输入键，否则在输入实收金额后按下输入键。这时系统会自动打印账单，开启现金抽屉，并显示应找给顾客的钱数，收款员进行收款、找钱、关闭现金抽屉后，屏幕又自动回到销售状态，此次销售过程结束。
②支票支付
在使用支票进行支付时，系统会询问支票号，将支票号输入后，系统还要求备份，将支票背面向上放入打印机中的平推打印位置，按下输入键，系统自动打印备书并打印账单；打开现金抽屉，收款员将支票放入现金抽屉。在关闭现金抽屉后，屏幕回到销售状态，此销售过程结束。
③信用卡
在使用信用卡进行支付结算时，如果商场与银行没有实现实时划账，需要在银行允许付款额之内或在授权后系统会继续询问信用卡的种类，选择后按下输人键，系统继续询问卡号，将信用卡在收款机磁卡阅读器上将卡号刷入，屏幕回到销售状态，此销售过程结束，然后办理压卡、签字等手续。
POS机作为商家经营必备的设备，对于提升效率和便利性起到了重要作用。然而，随着使用时间的增长，POS机会出现硬件故障或者功能不足的问题，这时就需要考虑更换和升级的问题。那么，POS机的更换频率应该是多少呢？
通常情况下，POS机不需要更换。因为更换需要耗费大量时间和金钱，同时还需要进行数据迁移和系统配置等工作，会给商家带来不必要的麻烦。然而，一旦出现硬件故障或需要升级更强大的功能，就必须进行更换和升级。
另外，随着科技的不断发展和市场竞争的加剧，POS机的性能和功能也在不断发展和更新。商家需要更好的POS机来满足更复杂的业务需求，这时就可以考虑更换新的POS机。
POS机的更换频率应该是多少呢？实际上，没有一个确定的答案，因为这取决于多个因素，例如使用频率、保存环境、维护情况等。如果商家使用频繁，POS机出现故障的可能性就更大；如果保存环境恶劣，也会缩短POS机的寿命。因此，商家需要定期对POS机进行检查和维护，确保其正常运行。
总之，POS机的更换频率应该根据实际情况而定。商家需要密切关注POS机的使用情况和市场需求，及时进行维护和升级，确保商家的经营效率和竞争力。